Verantwoordelijke voor gegevensverwerking

Copper Leaf Architecture, gevestigd aan Coenecoop 89B 2741 PH te Waddinxveen, verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze verklaring leggen wij uit hoe wij met jouw gegevens omgaan.

Contactgegevens

Website: copperleafarchitecture.nl
Adres: Coenecoop 89B 2741 PH te Waddinxveen
E-mailadres: info@copperleafarchitecture.nl

Verzamelde persoonlijke gegevens

Wij verwerken je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt (bijvoorbeeld via het contactformulier, e-mail of tijdens een netwerkgesprek).

Afhankelijk van de relatie die wij met je hebben, verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Voor- en achternaam
Geslacht (voor de juiste aanhef)
Adresgegevens (privé en/of zakelijk)
Telefoonnummer (vast en/of mobiel)
E-mailadres
IP-adres en gegevens over jouw activiteiten op onze website (indien je onze website bezoekt)
Kadastrale gegevens en foto's van de projectlocatie (zodra er sprake is van een potentiële of definitieve ontwerpopdracht)

Doel van gegevensverzameling

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Offertes en contact (Gerechtvaardigd belang): Om contact met je op te nemen naar aanleiding van een informatie- of offerteaanvraag voor advies- en ontwerpdiensten, en om de voortgang van potentiële opdrachten te bespreken.

Uitvoering van de overeenkomst: Om onze architecten- , advies- en ontwerpdiensten correct uit te kunnen voeren, inclusief het indienen van omgevingsvergunningen en het communiceren met aannemers of constructeurs.

Facturatie en administratie (Wettelijke verplichting): Voor het afhandelen van betalingen en het voldoen aan de fiscale wetgeving.

Marketing (Toestemming): Voor het verzenden van onze nieuwsbrief of portfolio-updates, mits je hiervoor expliciete toestemming hebt gegeven.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

Potentiële opdrachtgevers (prospects en leads): 

Contactgegevens en offerte-aanvragen worden maximaal 1 tot 2 jaar na het laatste contactmoment bewaard. Omdat advies- en ontwerptrajecten in de architectuur een lange aanlooptijd kennen, is deze termijn noodzakelijk voor onze bedrijfsvoering. Indien er geen opdracht volgt, worden de gegevens daarna definitief verwijderd.

Definitieve opdrachtgevers (klanten):

Financiële administratie: Facturen en bijbehorende klantgegevens worden wettelijk 7 jaar bewaard voor de Belastingdienst.
Project- en contractarchief: Vanwege de wettelijke en beroepsaansprakelijkheid van architecten voor (verborgen) gebreken, bewaren wij het projectdossier (inclusief contracten, correspondentie en tekeningen) gedurende een periode van 5 tot maximaal 20 jaar na de definitieve oplevering van het project.

Delen van persoonsgegevens met derden

Wij verkopen jouw gegevens niet aan derden. Wij delen jouw gegevens uitsluitend met externe partijen als dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Denk hierbij aan:

Overheidsinstanties (zoals gemeenten voor het aanvragen van een omgevingsvergunning).
Externe adviseurs (zoals constructeurs, installatieadviseurs of aannemers die bij het project betrokken zijn).
IT-dienstverleners (zoals onze cloud-opslag, CRM-systeem en e-mailhostingpartij, waarmee wij verwerkersovereenkomsten hebben gesloten om jouw privacy te waarborgen).

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons bureau.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of gegevensoverdraging sturen naar info@copperleafarchitecture.nl. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op je verzoek.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via info@copperleafarchitecture.nl.